1. Objetivo: Definir las criterios y pasos para la gestión de protección de datos personales 2. Alcance: Aplica para la protección de datos de empleados, afiliados, contratistas y subtransporte. 3. Responsable: La implementación de este procedimiento es responsabilidad de los cargos que administran base de datos o información personal de empleados, clientes, afiliados, contratistas o subtransporte 4. Desarrollo A continuación se describen los lineamientos para la protección de datos personales. Recolección de Datos Dependiendo de la relación que el titular tenga con TECC, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente: Datos Generales tales como: nombre, apellido, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, tipo de sangre, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil género, correo electrónico, estudios realizados, profesión, ocupación, idioma, religión, comentarios, lugar de trabajo, cargo, información de la familia, datos y documentos de vehículos propios y de uso personal, número de identificación tributaria, régimen aplicable a IVA, y régimen tributario aplicable a ICA. Datos particulares según el tipo de vinculación con la compañía: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad, registros fotográficos, datos del medio de transporte personal y todos los demás datos relacionados con la calidad de empleados, proveedores, según aplique. Datos sensibles: datos biométricos, registros fotográficos, registros de cámaras de video y audio. El titular de los datos acepta expresamente que la Compañía almacene, procese y utilice esta información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política Tratamiento de datos sensibles TECC no recolectarán, incorporarán ni almacenarán datos sensibles de sus clientes, empleados o terceros a menos que exista una autorización previa del titular de la información. Sólo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación contractual con el titular, siempre y cuando la ley exija o permita acceder a información sensible de éste. La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa la incorporación de los mismos, y en ésta se señalará la finalidad para la cual se incorporan, se indicará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular. El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la ley. Procedimiento PROTECCION DE DATOS PERSONALES V.2 2026/02/07 Los siguientes registros serán usados para asegurar la autorización de tratamiento de datos y acuerdos de confidencialidad cuando se requiera: Formato Autorización de tratamiento de datos: Este registro será firmado cuando conservemos información por parte de proveedores y clientes. Formato Autorización tratamiento de datos personales empleados, afiliados, contratistas y subtransporte: Este registro será firmado por todas las partes interesadas anteriores. Formato Acuerdo de Confidencialidad – Tratamiento de Datos. Este registro será diligenciado cuando nuestros clientes nos pidan información personal de nuestros empleados. Igualmente, en la medida en que se vayan actualizando los contratos de clientes, proveedores, subtransporte y empleados, se ingresara una cláusula donde se establecerá la autorización y cumplimiento de las políticas establecidas para el tratamiento de datos que las partes hayan definido. Finalidad del tratamiento de datos La finalidad del tratamiento define las razones y objetivos del tratamiento, además de determinar la licitud del mismo. En este sentido, la finalidad del tratamiento puede ser para: • La ejecución de un contrato del cual el interesado es parte, o para la aplicación de medidas precontractuales. • El cumplimiento de una obligación legal por parte del responsable del tratamiento. • La protección de intereses vitales del interesado- • El cumplimiento de una misión de interés público. • La satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre estos intereses no prevalezcan los derechos y libertades del interesado, en particular cuando este sea un menor de edad. Tratamiento de Datos personales de los empleados, afiliados y Sub-transporte. El tratamiento de los datos personales de los Empleados de TECC serán utilizados para permitir el ejercicio de sus derechos como empleados, establecidos en el código sustantivo del trabajo y en las demás normas aplicables a la materia. Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado de TECC, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros. Compartir los datos personales con ARL, EPS, AFP, CAJAS DE COMPENSACION, SENA para brindar productos y servicios. Compartir información con clientes y proveedores con los que la compañía desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y reglas establecidas por TECC. Procedimiento PROTECCION DE DATOS PERSONALES V.2 2026/02/07 Los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la compañía y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuará almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad. Las hojas de vida y documentos personales anexos a ellas, de los que no han sido seleccionados serán devueltas a su titular cuando así lo soliciten, de lo contrario serán destruidas. Tratamiento de datos de proveedores, clientes, afiliados, contratistas, subcontratistas Los datos personales de los proveedores, clientes, afiliados, contratistas y subcontratistas que sean recolectados por la empresa serán utilizados con el fin de seleccionar, evaluar y ejecutar la relación contractual que pueda llegar a surgir entre las partes, buscando un mayor conocimiento del proveedor, cliente, afiliado, contratista, subcontratista, un mejor manejo de la información para la toma de decisiones, trasparencia en las relaciones, y efectividad y eficiencia en los procesos y en los convenios empresariales. La finalidad para los cuales serán utilizados los datos personales de los proveedores, clientes, afiliados, contratistas, subcontratistas son los siguientes: garantizar el correcto cumplimiento y ejecución de la relación contractual, para los convenios empresariales, enviar invitaciones a contratar y hacer seguimiento a las etapas precontractual, contractual y pos contractual, Analizar y evaluar la idoneidad y competencias de los empleados del proveedor, afiliado, contratista, subcontratista en los eventos que por las características del contrato así se requiera. Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, cliente, afiliado, contratista de la compañía tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros. Los datos personales de visitantes: personas naturales que no se enmarquen en ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, será protegida de acuerdo con lo establecido en la presente política. Entrega de información personal a Clientes y proveedores de servicios Es posible que en el desarrollo de la relación que TECC sostenga con el titular de la información. Esta deba ser entregada o compartida con clientes, proveedores de servicios, para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley. Siempre que la información sea compartida con clientes, proveedores de servicios, TECC se asegurara de establecer unas condiciones que vinculen al cliente, al proveedor de servicios a lo dispuesto en la presente política, de tal forma que la información personal se encuentre protegida, así mismo se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, TECC, en las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un cliente, proveedor de servicios, podrá efectuar Procedimiento PROTECCION DE DATOS PERSONALES V.2 2026/02/07 auditorías aleatorias preventivas para verificar que lo aquí establecido sea divulgado al interior de dichas compañías para la aplicación en todas sus dependencias y con sus contratistas y subcontratistas. En los casos en que TECC requiera entregar en todo o en parte las bases de datos de las cuales es responsable deberán suscribir un contrato con el encargado del tratamiento en el que se estipularán las condiciones que se deberán llevar a cabo para la entrega de la información, las mismas deberán responder a criterios de seguridad que permitan mantener la adecuada custodia de los datos. Igualmente, el encargado del tratamiento deberá garantizar la confidencialidad en el manejo de la información y deberá comprometerse a utilizarla únicamente para los fines establecidos contractualmente, así mismo, deberá conocer sus obligaciones como encargado del tratamiento de acuerdo con lo establecido en la Ley. Seguridad y Confidencialidad Para garantizar la mejor protección de privacidad y confidencialidad de la información, TECC cuenta con funcionarios competentes, debidamente capacitados, y tecnología de información y comunicación. Estas medidas tecnológicas sumadas a la seguridad física que protege la sede administrativa TECC, brindan protección razonable según el estado de la ciencia y el presupuesto anual, pero no son infalibles. Cualquier violación a la confidencialidad o atentado contra la misma será reportada a las autoridades competentes. Identificación del responsable del Tratamiento de Datos Personales. El responsable del Tratamiento de la información es Transportes Especiales Ciudad de Cali S.A.S., entidad con domicilio en la Carrera 80 No. 13ª-13 Local C-35 del Centro Comercial Aquarela de la ciudad de Cali-Valle, Colombia. Correo electrónico asistenteadministrativa@tecc.com, Teléfono +57 (1) 5523232 en el área de Gestión Humana cuyo correo electrónico es asistenteadministrativa@tecc.com, y pagina web www.tecc.com.co Los titulares de la información podrán, en cualquier tiempo ejercer los derechos consagrados en la ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos el titular de la información podrá comunicarse con las líneas de atención al cliente 5523232 y 3704000 de la ciudad de Cali, enviar un correo electrónico a asistenteadministrativa@tecc.com o establecer contacto con TECC en su sede administrativa ubicada en la carrera 80 Numero 13A-13 Local C-35 del Centro Comercial Aquarela de la ciudad de Cali. Las solicitudes de los titulares serán atendidas en orden cronológico de recibo, y en los plazos de ley. La respuesta será remitida usando el mismo método de contacto, salvo que otro medio resulte más expedito y seguro en el caso concreto. Procedimiento PROTECCION DE DATOS PERSONALES V.2 2026/02/07 Transmisión internacional de datos personales Con el propósito de brindarle un mejor servicio, y para ejecutar las finalidades descritas en esta política de privacidad, sus datos personales podrán ser transmitidos a servidores alojados en países extranjeros, en condiciones de seguridad que garantizarán el cumplimento de lo estipulado en la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013. Aceptación de esta Política de Privacidad El titular de la información acepta el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad, cuando proporciona los datos a través de nuestros canales o puntos de atención o compra incluyendo Call Centers, o cuando adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros productos o servicios. Vigencia del tratamiento de los datos La información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada dentro esta política, más 2 años adicionales a menos que se solicite supresión del interesado. Este procedimiento ha sido modificado, el día 07 de Febrero de 2026, para adaptarla a nuestros requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y en general para prestar un mejor servicio. A partir de esta fecha entre en vigencia.
NIDYA GASCA SUAREZ
Representante Legal
